Najczęstsze błędy przy wdrożeniu TMS i jak ich uniknąć?

Dlaczego wdrożenie TMS jest wyzwaniem dla firm transportowych?

System TMS usprawnia procesy logistyczne, automatyzuje rozliczenia i optymalizuje trasy. Jednak jego wdrożenie wymaga czasu, zaangażowania i dokładnego planu. Z naszego doświadczenia wynika, że firmy transportowe często chcą działać szybko, zapominając, że źle przeprowadzony proces może przynieść odwrotne skutki – chaos organizacyjny, dodatkowe koszty i frustrację pracowników.

Błąd nr 1: Brak dokładnej analizy potrzeb firmy

Wiele firm wybiera system TMS „na oko”, kierując się wyłącznie ceną, obietnicami dostawcy lub poleceniem znajomego z zupełnie innym zapleczem transportowym. To poważny błąd.

• Skutki: kupno systemu, który nie obsługuje kluczowych procesów w firmie (np. brak obsługi międzynarodowych zleceń lub brak możliwości generowania faktur).
• Jak uniknąć: przed wyborem oprogramowania przygotuj listę niezbędnych wymagań. Spisz, jakie procesy mają być zautomatyzowane i jakie dane muszą być raportowane. Warto skonsultować się z pracownikami działu transportu, spedycji i księgowości, aby dobrze zrozumieć jakie narzędzia ułatwiłby im pracę.

Błąd nr 2: Niedoszacowanie kosztów wdrożenia

Przed zawarciem umowy trzeba poznać wszystkie opłaty związane z użytkowaniem danego systemu TMS. Firmy często nie biorą pod uwagę kosztów wdrożenia, aktualizacji czy szkoleń pracowników. Warto również dopytać o koszty związane z powiększeniem pakietu wraz z rozwojem firmy i liczby obsługiwanych zleceń.

• Skutki: budżet pęka w połowie projektu, a firma rezygnuje z części funkcji TMS, przez co system nie spełnia swojej funkcji.
• Jak uniknąć: przy planowaniu inwestycji poproś dostawcę o pełną kalkulację wdrożenia, łącznie z kosztami aktualizacji i serwisu w kolejnych latach. Dopytaj również o koszty wyższych pakietów związanych z dodatkowymi użytkownikami, czy większą liczbą dodawanych zleceń.

Błąd nr 3: Brak zaangażowania pracowników

TMS to narzędzie, które ułatwia pracę i optymalizuje procesy wielu pracowników w przedsiębiorstwie - od zarządu i spedytorów po dział księgowości. Jeśli pracownicy nie rozumieją, po co jest wdrażany system i jak działa, to będą mu się opierać.

• Skutki: zespół korzysta z systemu w minimalnym zakresie, a dane wprowadzane są niechętnie i z błędami.
• Jak uniknąć: zaangażuj pracowników w proces wdrażania od samego początku. Wyjaśnij korzyści – mniej papierkowej pracy, szybszy dostęp do informacji, łatwiejsze rozliczenia. Zorganizuj szkolenia praktyczne, pokazując realne zastosowania systemu.

Błąd nr 4: Niewłaściwa integracja z innymi systemami

System TMS nie działa w próżni – musi współpracować z innymi narzędziami. Warto zorientować się, czy dany system ma możliwość eksportu faktur do programów księgowych np. FAKT.

• Skutki: ręczne przepisywanie danych, błędy w dokumentach, brak spójności między systemami.
• Jak uniknąć: upewnij się, że dostawca TMS ma doświadczenie w integracji z systemami, które już działają w twojej firmie. Testuj połączenia w praktyce jeszcze przed pełnym uruchomieniem.W tym celu możesz poprosić o darmową wersję próbną.

Błąd nr 5: Zbyt szybkie tempo wdrożenia

Niektóre firmy chcą mieć TMS „na już”. To błąd, bo wdrożenie wymaga etapów – od konfiguracji po szkolenie użytkowników. Upewnij się, że dostawca dostosuje system do twoich wymagań lub pomoże ci to zrobić. Dopytaj czy przeszkoli twój zespół.

• Skutki: chaos organizacyjny, zbyt duża ilość zmian naraz, spadek efektywności pracy i frustracja.
• Jak uniknąć: wdrażaj system krok po kroku. Najpierw szkolenie i podstawowa konfiguracja, później dodawanie kolejnych użytkowników. Daje to czas zarówno tobie, jak i pracownikom na adaptację oraz wykorzystanie pełnych możliwości danego systemu.

Błąd nr 6: Brak wsparcia ze strony dostawcy TMS

Nie każdy dostawca zapewnia odpowiedni serwis i pomoc po sprzedaży. To poważne ryzyko. Z doświadczenia sugerujemy, żeby upewnić się, jak wygląda w praktyce wsparcie po sprzedażowe.

• Skutki: przy problemach firma zostaje sama, a system zaczyna działać nieefektywnie.
• Jak uniknąć: wybieraj dostawcę, który oferuje szkolenia, konsultacje i szybki support techniczny. Sprawdź opinie innych klientów.

Jak wybrać odpowiedni system TMS?

Nie zawsze większy oznacza lepszy. Warto dopasować TMS dokładnie do potrzeb twojej firmy transportowej, a nie sugerować się wyłącznie rozwiązaniami, z których korzystają inni. Firmy różnią się oczekiwaniami, wielkością czy szybkością rozwoju. Dlatego system powinien ułatwiać twoją pracę oraz twojego zespołu. Upewnij się, że:

• Nie kupujesz zbyt drogiego systemu, którego możliwości w rzeczywistości nie wykorzystasz ani ty, ani twoi pracownicy,
• Masz możliwość zwiększenia pakietu oraz liczby użytkowników wraz z rozwojem firmy (Ile będzie kosztować wyższy pakiet?),
• System zaspokoi potrzeby nie tylko spedycji, ale również innych działów, np. księgowości,
• Wraz z systemem otrzymasz pełne wdrożenie i kolejne aktualizacje (Czy jest to w cenie abonamentu?).

Wdrożenie TMS to nie tylko zakup oprogramowania, ale zmiana sposobu pracy całej firmy. Dobrze przygotowany proces sprawi, że inwestycja szybko się zwróci, a przedsiębiorstwo zyska przewagę nad konkurencją. Dlatego uważnie rozeznaj rynek i sprawdź wersję testową systemu, który wstępnie spełnia twoje wymagania.