Zlecenie transportowe - co powinno zawierać i jak je sporządzić?

Czym jest zlecenie transportowe?

Zlecenie transportowe - co to jest tak właściwie? Otóż jest to dokument, który formalizuje umowę między zlecającym a przewoźnikiem i punkt wyjścia dla realizacji usługi transportowej, w którym określane są wszystkie szczegóły dotyczące przewozu towarów. Zawiera informacje o rodzaju towaru, miejscu i dacie załadunku oraz rozładunku, typie pojazdu oraz o sposobie pakowania.

Zlecenie usługi transportowej ma również znaczenie prawne, ponieważ określa obowiązki obu stron w ramach zawartej umowy, regulowane przez:

• • kodeks cywilny,
• • ustawę z dnia 15 listopada 1984 r. Prawo przewozowe,
• • konwencję CMR z dnia 19 maja 1956 r.

Dzięki naszemu systemowi TMS możesz sprawnie przyjmować oraz obsługiwać zlecenia transportowe, a to wpływa na lepszą organizację pracy i oszczędność czasu. Zlecenia dla firm transportowych są realizowane w jednym systemie, więc dane dotyczące załadunków, rozładunków, tras czy zasobów znajdują się w jednym miejscu, ułatwiając proces planowania.

Jak napisać zlecenie transportu?

Przepisy nie wskazują jednoznacznie, w jakiej formie należy sporządzić zlecenie, ale przyjęty jest określony standard, który ogranicza ryzyko pomyłek. Zlecenie transportowe, wzór którego można bez trudu znaleźć w internecie, musi zawierać precyzyjne informacje o przedmiocie przewozu, w tym

• • Dane zleceniodawcy i przewoźnika - imię, nazwisko lub nazwa firmy, adresy oraz dane kontaktowe.
• • Miejsce załadunku i rozładunku - pełne adresy i ewentualnie dodatkowe wskazówki dotyczące dokładnej lokalizacji.
• • Data załadunku i rozładunku.
• • Rodzaj przewożonego towaru - w tym waga, wymiary, ilość oraz sposób pakowania.
• • Rodzaj pojazdu - przewoźnik ma obowiązek używać pojazdów dostosowanych do specyfiki przesyłki (np. pojazdy chłodnicze, niskopodwoziowe).
• • Koszt przewozu.
• • Termin płatności za usługę transportową.

Zlecenie transportowe może też zawierać inne zapisy, dotyczące np. ubezpieczenia towaru, odpowiedzialności za załadunek i rozładunek, bądź ustalające dodatkowe opłaty związanych z transportem.

Co musi zawierać zlecenie spedycyjne?

Przykładowe zlecenie transportowe omówiliśmy, a jak to wygląda w przypadku zlecenia spedycyjnego? Zasadnicza różnica pomiędzy nimi wygląda tak, że przy zleceniu transportu strona umowy zobowiązuje się do przewiezienia towaru, natomiast w przypadku zlecenia spedycji - do zorganizowania przewozu.

Spedytor, który działa na rzecz zleceniodawcy, ma za zadanie zaplanować, zorganizować i nadzorować cały proces transportowy, więc w takim zleceniu należy uwzględnić:

• • Dane dotyczące spedytora - imię, nazwisko oraz adres firmy spedycyjnej, która zajmuje się organizowaniem transportu.
• • Zakres usług - dokładne określenie, co wchodzi w zakres usługi spedycyjnej. Może to obejmować np. rezerwację transportu, negocjowanie warunków z przewoźnikami, przygotowanie dokumentów celnych, odprawę towaru itp.
• • Wymagania dotyczące transportu - określenie szczególnych wymagań dotyczących transportu, np. temperatura, nietypowe wymiary czy konieczność użycia specjalistycznych pojazdów.

Dodajmy też, że umowa spedycji jest bardziej złożoną formą prawną, zwykle długookresową, podczas gdy zlecenie spedycji dotyczy najczęściej jednorazowego świadczenia usług spedycyjnych. Niemniej jednak takie zlecenie w świetle prawa również jest umową.

Kto wystawia zlecenie transportowe?

Wystawianie zleceń transportowych należy do kompetencji przewoźnika lub firmy transportowej, która ma za zadanie wykonać usługę przewozu towaru. To właśnie przewoźnik, po otrzymaniu informacji od zleceniodawcy, przygotowuje dokument i przekazuje go do podpisu.

Zleceniobiorca, czyli przewoźnik, jest odpowiedzialny za realizację transportu zgodnie z zapisami zawartymi w zleceniu. Należy też o tym pamiętać, że to na przewoźniku spoczywa obowiązek prawidłowego wykonania umowy, czyli dostarczenia towaru do odbiorcy zgodnie z ustaleniami. Tutaj znów nieoceniony jest dobry program do obsługi zleceń transportowych, który umożliwia całkowite zautomatyzowanie procesu obsługi transportu i spedycji.

Jakie błędy najczęściej popełnia się przy tworzeniu zleceń transportowych?

Umowa zlecenia transportu musi być sformułowania dokładnie i precyzyjnie, choć oczywiście ludzkie błędy się zdarzają. Nieprawidłowo podana waga, wymiary czy liczba paczek grożą problemami w realizacji transportu. Niewłaściwie ustalony czas załadunku lub rozładunku może z kolei prowadzić do opóźnień w całym łańcuchu transportowym. Aby uniknąć takich sytuacji, kluczowa jest dobra komunikacja między zleceniodawcą a przewoźnikiem oraz dokładność przy wypełnianiu dokumentów.